AFS 2023:12 i praktiken – planera arbetsplatsen

AFS 2023:12 Utformning av arbetsplatser reglerar hur arbetsplatser ska planeras, utformas och användas så att arbetsmiljön blir säker och hälsosam. Föreskriften beslutades den 15 september 2023 och gäller sedan den 1 januari 2025. Du behöver tillämpa reglerna utifrån verksamhetens risker och faktiska förutsättningar – det finns inte ett universellt mått eller en standardlösning som passar alla arbetsplatser.

Kontrolldatum: 12 september 2026. Arbetsmiljöverkets författningshistorik listar fortsatt grundföreskriften utan senare ändringsföreskrift.

AFS 2023:12 – planering och utformning av arbetsplatser

Vad är AFS 2023:12?

AFS 2023:12 är Arbetsmiljöverkets grundföreskrift om utformning av arbetsplatser. Den samlar krav som berör bland annat arbetsplatsens disposition, arbetsutrymmen, personalutrymmen, utrymning, larm, klimat, installationer, säkerhet samt skyltar och signaler.

Föreskriften är beslutad den 15 september 2023 och trädde i kraft den 1 januari 2025. Enligt författningshistoriken med uppgift per den 12 september 2026 är den en grundföreskrift utan senare ändringsföreskrift. När du ska fatta beslut bör du ändå alltid kontrollera den aktuella lydelsen och författningshistoriken hos Arbetsmiljöverket.

Reglerna ska inte läsas som en fristående teknisk manual. De behöver användas tillsammans med arbetsmiljölagen, reglerna om systematiskt arbetsmiljöarbete och de andra föreskrifter som är relevanta för verksamhetens risker. Vid ny- och ombyggnad behöver även ansvarsfördelningen enligt AFS 2023:3 beaktas.

AB Kompetensutveckla i Sundsvall erbjuder utbildning och stöd inom arbetsmiljöområdet. Företaget är inte en myndighet och kan inte utfärda bindande besked om hur en föreskrift ska tolkas i ett enskilt fall. För föreskriftstext, tillsyn och myndighetsinformation ska du vända dig till Arbetsmiljöverket.

Vem ansvarar för att kraven följs?

Arbetsgivaren har huvudansvaret för arbetsmiljön i den verksamhet som bedrivs. Det innebär att arbetsgivaren ska undersöka arbetsplatsens förhållanden, bedöma risker, genomföra åtgärder och följa upp om arbetsplatsen fungerar för de arbeten som faktiskt utförs.

Ansvaret gäller både vid daglig drift och när lokaler, arbetsområden eller installationer förändras. Om organisationen växer, arbetsmetoder ändras eller ny utrustning införs kan tidigare bedömningar därför behöva göras om. Arbetstagare och skyddsombud ska ges möjlighet att medverka i arbetsmiljöarbetet.

Vid byggnads- och anläggningsarbete finns dessutom roller för byggherrar, projektörer och andra aktörer. Deras arbetsmiljöansvar behandlas i AFS 2023:3 och är relaterat till hur framtida arbetsplatser planeras och projekteras. En arbetsgivare kan alltså behöva samverka med fastighetsägare, byggherre, arkitekt, projektörer, installatörer och brandskyddskompetens utan att det egna arbetsgivaransvaret försvinner.

Planera rätt vid nybyggnad, ombyggnad och drift

Det är ofta enklare och mer kostnadseffektivt att hantera arbetsmiljöfrågor tidigt än att rätta till brister när en arbetsplats redan används. Vid nybyggnad eller ombyggnad bör du därför beskriva verksamheten, arbetsflödena och de förutsebara riskerna innan planlösningar och tekniska lösningar låses.

Planeringen kan behöva omfatta hur människor och material förflyttas, vilka arbeten som kräver särskilt utrymme, hur buller och luftföroreningar begränsas samt hur städning, underhåll och service kan utföras säkert. Du bör också tänka på variationer över tid, exempelvis olika bemanning, arbetstider, produktionsnivåer och väderförhållanden.

Under driften behöver arbetsplatsen kontrolleras återkommande. En lokal som ursprungligen var lämplig kan bli olämplig om gångvägar blockeras, ventilationen inte underhålls, arbetsutrymmen tas i anspråk för förvaring eller fler personer börjar använda lokalen. Tillbud, besvär, synpunkter från arbetstagare och resultat från skyddsronder är viktiga underlag för omprövning.

Föreskriftens sju kapitel och nio bilagor

AFS 2023:12 är indelad i sju kapitel. Indelningen gör det lättare att hitta rätt område, men bestämmelserna behöver läsas i sitt sammanhang. En arbetsplats kan samtidigt omfattas av flera kapitel och av andra arbetsmiljöföreskrifter.

Allmänna bestämmelser: anger bland annat föreskriftens tillämpningsområde, syfte och centrala utgångspunkter.
Generella bestämmelser: behandlar övergripande krav som kan vara relevanta för flera typer av arbetsplatser.
Utformning: omfattar frågor om arbetsplatsens egenskaper, utrymmen, förbindelseleder och hur arbetet ska kunna utföras.
Utrymning, larm och brandskydd: behandlar förutsättningar för att upptäcka fara, varna personer och lämna arbetsplatsen säkert.
Klimat och installationer: omfattar bland annat arbetsplatsens klimatförhållanden och tekniska installationer.
Säkerhet: berör risker som kan uppstå genom arbetsplatsens utformning, ytor, nivåskillnader eller andra fysiska förhållanden.
Skyltar och signaler: reglerar hur säkerhetsrelaterad information ska förmedlas när risker inte kan undvikas på annat sätt.

Föreskriften har även nio bilagor. Bilagorna innehåller kompletterande bestämmelser och information som hör till olika delar av föreskriften. Utgå därför inte enbart från rubriker eller sammanfattningar: kontrollera om en relevant paragraf hänvisar till en bilaga och läs hela den del som gäller din situation.

Skilj arbetsmiljökrav från bygg- och brandskyddsregler

AFS 2023:12 är en arbetsmiljöföreskrift. Den ska inte förväxlas med byggregler, regler om bygglov eller andra offentligrättsliga krav på byggnader. Samma lokal eller åtgärd kan omfattas av flera regelverk, men regelverken har olika syften, ansvariga aktörer och tillsynsmyndigheter.

Att en byggnad uppfyller ett krav enligt bygglagstiftningen innebär därför inte automatiskt att arbetsgivarens arbetsmiljöansvar är fullgjort. På motsvarande sätt ersätter en riskbedömning enligt arbetsmiljöreglerna inte den dokumentation eller prövning som kan krävas enligt andra regler.

Brandskydd är ett tydligt exempel på överlappning. AFS 2023:12 innehåller arbetsmiljökrav om bland annat utrymning, larm och förhållanden på arbetsplatsen, medan andra regler kan ställa krav på byggnadens brandskydd och organisationens systematiska brandskyddsarbete. Du behöver identifiera vilka regelverk som gäller, vem som ansvarar för respektive fråga och hur lösningarna ska samordnas.

Undvik också att utgå från ett enskilt mått som om det vore universellt. Kraven påverkas bland annat av verksamhet, risker, antal personer, arbetsuppgifter, utrustning, lokalens förutsättningar och behovet av tillgänglighet. Kontrollera ordalydelsen i föreskriften och dokumentera varför den valda lösningen är lämplig.

Checklista för ditt arbete med AFS 2023:12

Beskriv vilka arbetsuppgifter som utförs och vilka personer som normalt eller tillfälligt vistas på arbetsplatsen.
Ta reda på vilka delar av AFS 2023:12 och vilka andra arbetsmiljöföreskrifter som är relevanta.
Undersök arbetsutrymmen, förbindelseleder, nivåskillnader, dörrar, portar, golv och andra fysiska förhållanden.
Bedöm risker vid både normal drift och förutsebara avvikelser, exempelvis underhåll, driftstopp eller högre bemanning.
Kontrollera förutsättningarna för utrymning, larm och säker kommunikation utan att blanda ihop arbetsmiljökraven med andra brandskyddskrav.
Bedöm ventilation, temperatur, drag, luftkvalitet, belysning, buller och relevanta installationer utifrån verksamheten.
Kontrollera att personalutrymmen och andra nödvändiga utrymmen motsvarar hur arbetsplatsen används.
Ta med arbetstagare och skyddsombud tidigt i planering och riskbedömning.
Samordna arbetsmiljöfrågorna med byggherre och projektörer när AFS 2023:3 är relevant.
Prioritera åtgärder som tar bort eller minskar risken framför att enbart använda skyltar och instruktioner.
Dokumentera riskbedömningar och handlingsplaner enligt de regler som gäller för det systematiska arbetsmiljöarbetet.
Följ upp genomförda åtgärder och kontrollera den aktuella föreskriftstexten när verksamheten eller lokalen förändras.

Vanliga misstag vid tillämpningen

Att börja för sent är ett vanligt problem. Om arbetsmiljöfrågorna kommer in först när ritningar, lokaler och installationer redan är beslutade blir ändringar ofta svårare. Ta upp arbetsflöden, underhåll, utrymning och användarnas behov redan i planeringen.

Att leta efter ett enda standardmått kan leda fel. Föreskriften behöver tillämpas utifrån de verkliga förhållandena. Ett mått eller en lösning från en annan arbetsplats är inte automatiskt lämplig i din verksamhet.

Att bara kontrollera den synliga lokalen innebär risk för att service, städning, avfallshantering, installationer och tillfälliga arbeten glöms bort. Bedöm hela användningen av arbetsplatsen, även uppgifter som sker sällan.

Att använda skyltar som huvudåtgärd är inte tillräckligt när risken rimligen kan byggas bort eller minskas på annat sätt. Skyltar och signaler är viktiga, men de ersätter inte säker utformning, fungerande skydd eller tydliga arbetsrutiner.

Att blanda ihop olika regelverk kan skapa ansvarsluckor. Dokumentera vilka frågor som avser arbetsmiljö, byggnad, brandskydd respektive fastighetsförvaltning och vem som ska genomföra och följa upp varje åtgärd.

Vanliga frågor om AFS 2023:12

När började AFS 2023:12 gälla?

Föreskriften beslutades den 15 september 2023 och trädde i kraft den 1 januari 2025. Kontrollera alltid Arbetsmiljöverkets författningshistorik för att se om lydelsen har ändrats efter den uppgift du arbetar med.

Gäller föreskriften bara nya arbetsplatser?

Nej. AFS 2023:12 är relevant både när arbetsplatser planeras eller byggs om och under den löpande driften. Vilka krav och åtgärder som blir aktuella beror på arbetsplatsens förutsättningar, verksamheten och de risker som har identifierats.

Finns det universella mått för alla arbetsplatser?

Nej, du bör inte utgå från att ett visst mått alltid är godtagbart. Bedömningen kan påverkas av exempelvis arbetsuppgifter, utrustning, personantal, rörelsebehov, risker och lokalens användning. Läs de relevanta paragraferna och bilagorna i sin helhet.

Hur hänger AFS 2023:12 ihop med AFS 2023:3?

AFS 2023:12 behandlar utformning av arbetsplatser, medan AFS 2023:3 reglerar projektering och byggarbetsmiljösamordning. Vid ny- och ombyggnad behöver byggherrar och projektörer beakta arbetsmiljörisker i sina val, samtidigt som arbetsgivaren ansvarar för arbetsmiljön i den verksamhet som ska bedrivas.

Räcker det att följa byggreglerna?

Nej. Byggregler och arbetsmiljöregler har delvis olika syften och ansvarssystem. En byggnad kan behöva uppfylla krav enligt flera regelverk samtidigt, och arbetsgivaren måste fortfarande bedöma om arbetsplatsen är säker och lämplig för det arbete som utförs.

Kan en utbildningsleverantör godkänna arbetsplatsen?

Nej. En utbildningsleverantör kan bidra med kunskap och arbetsmetoder men kan inte lämna ett myndighetsgodkännande eller garantera att en viss lösning uppfyller alla krav. AB Kompetensutveckla i Sundsvall är ett privat företag och inte Arbetsmiljöverket eller någon annan myndighet.

Sammanfattning

AFS 2023:12 ger ramar för hur du ska planera, utforma, använda och följa upp arbetsplatser. Föreskriften består av sju kapitel och nio bilagor och omfattar bland annat generell utformning, utrymning, larm, klimat, installationer, säkerhet samt skyltar och signaler.

Arbetsgivaren behöver omsätta reglerna i riskbedömningar och praktiska åtgärder utifrån den egna verksamheten. Vid ny- och ombyggnad behöver arbetsmiljöfrågorna komma in tidigt och samordnas med byggherrar och projektörer enligt de regler som gäller för projektering. Håll isär arbetsmiljökrav, byggregler och andra brandskyddskrav, men se till att lösningarna fungerar tillsammans.

Källor

Kontrollera alltid den aktuella föreskriftstexten och eventuella ändringar hos Arbetsmiljöverket innan du använder informationen som underlag för beslut.